Bei einer Personalvermittlung sucht der Personalvermittler im Auftrag eines Unternehmens (Auftraggeber) stellenbezogen nach Kandidatinnen und Kandidaten, um geeignetes Personal zu finden und offene Stellen zu besetzen. Das heißt, dass die Kosten für die Vermittlung nicht seitens der Kandidatinnen und Kandidaten getragen werden, sondern von den Unternehmen. Die Personalvermittlung ist nicht zu verwechseln mit der Zeitarbeit (Arbeitnehmerüberlassung) oder "Temp-to-Perm" (Übernahme beim Einsatzunternehmen einer Zeitarbeitskraft).

"Temp to perm" (oder auch "temp to hire" oder "vermittlungsorientierte Zeitarbeit") ist eine Mischform aus Zeitarbeit (Arbeitnehmerüberlassung) und der Personalvermittlung. Die bzw. der Beschäftigte wird aus einer zunächst zeitlich begrenzten Arbeitnehmerüberlassung ("temporary") in ein dauerhaftes Arbeitsverhältnis ("permanent") beim Kundenunternehmen übernommen. Diese dauerhafte Anstellung erfolgt somit direkt aus der vorangegangenen Arbeitnehmerüberlassung.

Als Headhunting bezeichnet man gerne die gezielte Abwerbung von Beschäftigten anderer Unternehmen im Auftrag eines Unternehmens. Diese erfolgt per Direktansprache, also per Telefon, E-Mail oder Social Media, um vakante Positionen, häufig im hochqualifizierten Bereich eines Unternehmens, zu besetzen. Parallel dazu sucht die Personalvermittlung auch über verschiedene Recruiting-Kanäle nach potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten für eine offene Stelle in allen Karrierestufen.

Als Zeitarbeit bezeichnet man die Arbeitnehmerüberlassung. Die Zeitarbeitskräfte haben einen Arbeitsvertrag mit dem Personaldienstleister. Der Personaldienstleister ist der Arbeitgeber mit allen daraus resultierenden Rechten und Pflichten. Die Arbeitsleistung erbringen die Zeitarbeitskräfte nicht bei ihrem eigenen Arbeitgeber, sondern bei einem Einsatzunternehmen (Kunde des Personaldienstleisters). Im Unterschied dazu sucht die Personalvermittlung im Auftrag eines Unternehmens geeignete Kandidatinnen und Kandidaten für die Besetzung offener Positionen in Form einer Direktanstellung.

Während die Personalvermittlung direkt von den Unternehmen, d. h., ihren Auftraggebern, ein Vermittlungshonorar erhält, rechnen private Arbeitsvermittler einen so genannten Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (AZAV) mit der Bundesagentur für Arbeit ab. Dieses zusätzliche Förderinstrument wurde am 27. März 2002 für Arbeitsuchende im SGB III integriert. Damit können Arbeitsuchende private Arbeitsvermittler einschalten und über diese einen Arbeitsplatz finden. Die Ausstellung eines Gutscheins liegt im Ermessen der Bundesagentur für Arbeit. Der Personalvermittler muss dafür "AZAV" zertifiziert sein.

In der Regel wenden sich Personalverantwortliche eines Unternehmens an Personalvermittler. Denn sie vertrauen auf deren Expertise und Kontakte und übertragen damit den aufwendigen Suchprozess nach geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten an einen Dienstleister mit Marktkenntnissen. Die Personalvermittler beraten sowohl das Unternehmen als auch die Kandidatinnen und Kandidaten, z.B. nehmen die Personalvermittler u.a. an den Bewerbungsgesprächen teil und moderieren diese gegebenenfalls.

Das Vermittlungshonorar bzw. die Kosten der Personalvermittlung trägt das beauftragende Unternehmen. Die Höhe wird vorab vertraglich zwischen der Personalvermittlung und dem beauftragenden Unternehmen festgelegt.

Seit dem 27. März 2002 wird für die Personalvermittlung keine Genehmigung mehr verlangt. Das Gewerbe ist somit nicht erlaubnispflichtig, sondern muss lediglich beim zuständigen Gewerbeamt angezeigt werden (§ 14 GewO). Für Vermittlungsverträge gelten die rechtlichen Rahmenbedingungen der Maklerverträge gemäß §§ 652ff BGB.